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18.12.2018

Datenschutz

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Mai 2018 

Datenschutzordnung für die ambulante Hospiz-Initiative Steinfurt e.V.

 Präambel

 Die ambulante Hospiz-Initiative Steinfurt e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der Mitgliedsverwaltung, der Ehrenamtstätigkeit im Rahmen der Sterbe- und Trauerbegleitung, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 § 1 Allgemeines

 Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Sterbenden und deren An- und Zugehörige, Trauernder, Menschen aus Bezugssystemen (Ärzte, Sozialarbeiter, Pfleger bzw. pädagogische und/oder gesetzliche Betreuer), Mitarbeiter/Koordinatorin sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen/Dokumentationen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,

Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

 3. Im Rahmen der gesetzlichen Mitfinanzierung nach §39a SGB V und der Kooperation mit

Sozialstationen werden von den aktiven Mitgliedern personenbezogene Daten (Vor- und

Nachname) an die Krankenkassen weitergeleitet.

 § 3 Verarbeitung personenbezogener Daten der von uns zu begleitenden Menschen

Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für die Kategorien der zu begleitenden Menschen (sterbender und trauernder Menschen) wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 1. Im Rahmen der Sterbe- und Trauerbegleitung verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der sterbenden und trauernden Menschen: Geschlecht, Vorname, Nachname, ggf. Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, ggf. Wohnbereich, Wohneinrichtung) sowie die Kontaktdaten (Name, ggf. Telefonnummer, E-Mail Adresse, Anschrift) der An- und Zugehörigen und des Bezugssystems (Pflegende, pädagogische und gesetzliche Betreuer, Arzt, Sozialarbeiter).

Für die Sterbebegleitung werden die Daten der zuständigen Krankenkasse (ggf.

Beihilfestellen) erhoben.

 1. Im Rahmen der Begleitung eines sterbenden Menschen und dessen Bezugssystems (An- und Zugehörige, pflegende und betreuende Personen, gesetzliche Vertreter, Arzt, Sozialarbeiter) sowie der Begleitung von Trauernden werden die Daten an den ehrenamtlichen Mitarbeiter weitergeben.

 2. Im Rahmen der Begleitung eines sterbenden Menschen werden die Daten (Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum) Zwecks Refinanzierung nach §39a SGB V an die Krankenkassen weitergeleitet.

 § 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und/oder an die Presse weitergegeben.

 2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:

Mitarbeiter, Mitglieder und aktive Ehrenamtliche im Zusammenhang von öffentlichen und internen Veranstaltungen, Informationsveranstaltungen und Spendenübergaben.

 3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der

Mitarbeiterin mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer

veröffentlicht.

 § 5 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung der Mitarbeiterin/Koordinatorin zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Kassierer verwaltet das Rechnungswesen des Vereins.

 2. Der Vorstand (juristische Vertreter: 1. Vorsitzende, Kassierer, Schriftführer) stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 § 6 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen ehrenamtlich aktiven Mitgliedern im Verein (Vorstand, Sterbe- und Trauerbegleiter) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 7 Verwendung und Herausgabe von Daten der von uns zu begleitenden Personen

 1.Daten der zu begleitenden Person werden dem ehrenamtlichen Mitarbeiter weitergegeben zur Sicherstellung einer optimalen Versorgung. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 2. Eine Einwilligungserklärung der betroffenen Person bzw. seines gesetzlichen Vertreters liegt unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit vor.

 § 8 Kommunikation per E-Mail

 1.Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 9 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Mitarbeiter/Koordinatorin, ehrenamtliche Mitarbeiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 10 Datenschutzbeauftragter

 1. Da im Verein nur der Mitarbeiter/Koordinatorin ständig (ggf. der Vorstand im Vertretungsfall) mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist, ist der Verein nicht dazu verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

 

2. Bei Verstößen wendet sich der Verein direkt an den Landesbeauftragten für Datenschutz NRW:

 

Helga Block

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Tel.: 0211 384240

 

3. Der Vorstand bietet regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter/Koordinatorin und der aktiven ehrenamtlichen Mitglieder zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes an. Die Durchführung obliegt einem geschulten und fachkundigem Ehrenamtlichen bzw. eines externen Fachkundigen.

 § 11 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt einem ehrenamtlichen Mitglied. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ehrenamtlichen im Auftrag des Vorstandes bzw. des Mitarbeiters/Koordinatorin vorgenommen werden.

 2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit

Online-Auftritten verantwortlich.

 3. Mitglieder bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben Mitglieder einen Verantwortlichen zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 § 12 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 1. Mitarbeiter/Koordinatorin und alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese

Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 § 13 Inkrafttreten

 Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 04.07.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

 




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